פורסם בראשונה: 16.11.2015
  • צוות אתר כללית צוות אתר כללית

מזכירה רפואית טובה עושה את כל ההבדל - ראיון עם שגית טורקניץ

לקריאה נוחה
מזכירה רפואית טובה עושה את ההבדל – בניהול התהליכים האדמיניסטרטיביים, בייעול שיטות העבודה, בהקלת העומסים על הצוותים הרפואיים, ובשיפור שביעות רצון המטופלים. החיוך והתודה מצד המטופלים ואנשי הצוות – מעניקים משמעות וסיפוק
מזכירות רפואית בכללית

בבתי החולים של הכללית עובדים מאות מזכירים ומזכירות רפואיים, במחלקות האשפוז ובמערכי מרפאות החוץ. נפגשנו עם שגית טורקניץ, סגנית המנהל האדמיניסטרטיבי של מרפאות החוץ במרכז שניידר לרפואת ילדים בישראל, לשיחה על תפקיד המזכירה הרפואית – מה מהות התפקיד, כיצד התפתח בשנים האחרונות, ומהן הזדמנויות הקריירה שטומן בחובו בכללית.

שגית, עובדת בכללית מזה 29 שנה. לאחר לימודי מזכירות רפואית החלה לעבוד במחלקת אונקולוגיה ילדים בבית החולים בילינסון, ובהמשך עברה למרכז שניידר לרפואת ילדים.

בזכות מה, לדעתך, התקדמת לאורך השנים?

אם את באה ממקום שאת רוצה להיות משמעותית, מרכזית, מעורבת, משפיעה – את מתקדמת. אני הגעתי ממקום שחיפש תוכן ומשמעות, עבדתי 20 שנה במחלקה אונקולוגית. התחלתי כמזכירה רפואית מן המניין, בהמשך מוניתי למתאמת אונקולוגיה – הסתובבתי בין המטופלים, גישרתי וקישרתי בינם ובין גורמי הטיפול השונים במחלקה. איתרתי צווארי בקבוק, זיהיתי ילדים ומשפחות "שהלכו לאיבוד" במערכת, ועזרתי להם להתמצא בבירוקרטיה ובתהליכים המנהליים המורכבים. הייתה לי את ההזדמנות לעצב את התפקיד וליצוק בו תכנים, ולמעשה את האישיות שלי.

לפני כ-7 שנים מוניתי להיות האחראית על המזכירות במערך האמבולטורי של בית החולים,  ובשנתיים האחרונות אני סגנית מנהל המערך האמבולטורי.

לאורך השנים המשכתי ללמוד – למדתי רישום ומידע רפואי (קורס של שנתיים וחצי מטעם משרד הבריאות) ואני רשמת רפואית. בהמשך למדתי תואר ראשון במנהל ומדיניות ציבורית. כללית מאפשרת קורסים וסדנאות שונות, תכניות עתודה ניהולית, קורסי ניהול. אם אתה מציב לעצמך יעדים וחותר להתקדמות, תמיד יש אפשרויות, ואתה יכול למצב את עצמך אחרת לגמרי.

להשפיע בלב העשייה

מה זה אומר להיות מזכירה רפואית בבתי החולים של הכללית?

התפקיד של מזכירה רפואית עושה הבדל גדול בהתנהלות של כל יחידה – מחלקה או מרפאה. כל מי שעובד בבית החולים יודע את זה. במקום שיש מזכירה מקצועית, בעלת ידע, מיומנת, יודעת לנהל, מפעילה את הצוותים, שירותית כלפי המטופלים – זה עושה את כל ההבדל. מהר מאוד מתחילים להגיע הפידבקים, וזה מעודד אותך להיות יותר מורגשת ומשמעותית.

פעם אמרה אחת המנהלות פה – המטופל מגיע בשביל מנתח הלב הכי טוב. אבל אם לידו לא תעמוד מזכירה שיודעת היטב את העבודה, להכין אותו לניתוח, את התהליכים שלפני ואחרי הניתוח – זה יקשה עליו את העבודה.

ד"ר הודה מוצפי, סגנית מנהלת מכון הריאות בבית החולים, אומרת: מזכירה רפואית טובה חוסכת כל כך הרבה עבודה לצוות! יש לה קשר טוב עם המשפחות, היא פותרת בעיות, מקלה עומסים. היא מקשרת בין המטופלים לגורמי הטיפול השונים, עונה על שאלות, מגיבה נכון לאירועים, יודעת לנווט, לכוון את הדברים, יודעת לווסת כשיש לחצים. מזכירה רפואית טובה מגלה שיקול דעת ואחריות – זה חוסך לנו הרבה עבודה והמטופלים מקבלים שירות טוב יותר. אני קוראת לה הבוסית של המחלקה.

מה עושה מזכירה רפואית במרפאות החוץ?

שגית: המזכירה הרפואית מופקדת על ניהול אדמיניסטרטיבי של כל המרפאה, החל מקבלת הפנייה וזימון התור, מענה טלפוני למטופלים ולהורים בכל שאלה, לפני התור ואחריו, תפעול יומיומי של המרפאה – קשר עם הצוות הרפואי, הפעלת הצוותים. אני מאמינה גדולה בפרו-אקטיביות – מזכירה צריכה להסתכל ימינה ושמאלה, לצפות איפה יכולה להיווצר בעיה, להגיב באופן יזום, ולתת שירות ופתרונות למטופלים.

שי פלדמן, המנהל האדמיניסטרטיבי של מרפאות החוץ, מוסיף: אנחנו תמיד אומרים שהמזכירה הרפואית היא המנהלת האדמיניסטרטיבית של המרפאה - היא אחראית על כל ההיבטים האדמיניסטרטיביים של המרפאה, וזה כולל גם לנהל את הצוותים. כשמזכירה היא מנהלת אדמיניסטרטיבית טובה, אז כל המדדים התפעוליים והשרותיים עולים, וזה עוזר לכולנו להגיע ליעדים.

ומה עושה מזכירה רפואית במחלקת אשפוז?

שגית ממשיכה: עבודת המזכירה במחלקה דומה לעבודתה במרפאה, אך עם אוריינטציה מעט שונה. במחלקת אשפוז המזכירה ממוקמת במקום הכי מרכזי שיש, ומתכללת את כל מה שקורה במחלקה – גם מול המטופלים וגם מול הצוותים הרפואיים והאחרים. היא נותנת מענה החל מלברר תשובות, להזמין בדיקות, לוודא שהכל קורה וברמת הדחיפות המתאימה.

מזכירות רפואית עם הפנים לעתיד

פעם אמרו שהמזכירה צריכה קודם כל להיות מקצועית, לשלוט במונחים ובמושגים הרפואיים. היום, כשאני בוחרת מזכירה אני קודם כל מדברת אתה על שרות. גישה שרותית, לא מחנכת, גישה מכילה, מישהי שיודעת לשים את עצמה בנעליים של המטופל. תני שירות כמו השירות שאותו היית רוצה לקבל. לא צריך הרבה - חיוך ומבט וקצת רצון, וזה עושה הבדל מאוד גדול. אני תמיד אומרת ששרות טוב מתגמל גם אותך בסוף, את נותן השרות. בסוף היום, אם נתתי שרות טוב, אני אלך הביתה מרוצה. זה החזון השרותי שאליו אני חותרת.

איך משפיעה הטכנולוגיה המתפתחת על עבודת המזכירה הרפואית?

בשנים האחרונות נכנסו המון אמצעים טכנולוגיים שעוזרים למזכירה הרפואית לתת שרות עוד יותר טוב: מערכות ניתוב שיחות והשארת הודעות, מערכות מידע לזימון ולניהול תורים, תיק רפואי ממוחשב. לאחרונה נוספו גם אתר בית החולים, אפליקציה סלולארית, מיילים מרפאתיים – נפתחו ערוצי תקשורת חדשים עם המטופלים שלנו, והמזכירות שלנו הן אלה שמנהלות אותם. זה עוזר למזכירות לראות את התמונה המלאה ולנתב את המטופלים בצורה אופטימאלית. זה גם מאפשר למזכירה הרפואית להתפנות לקשר עם המטופלים, להיות מרוכזת בקבלת קהל, והשירות משתפר מאוד כתוצאה מכך.

אילו אפשרויות התפתחות יש למזכירה רפואית בבית החולים?

בשניידר יש לנו מזכירות אחראיות. זה אומר שיש מזכירה שאחראית על מזכירות בכמה מרפאות – על הפיקוח, הבקרה. היא הכתובת היומיומית של המזכירות האחרות, נותנת מענה לבקשות, תומכת ומסייעת. יש לנו 11 מזכירות אחראיות כאלה, שהן הצוות המוביל של המערך האמבולטורי. אנחנו משתפים אותן במה שקורה בבית החולים ברמת הנהלה. וגם מקבלים באמצעותן פידבקים מהשטח. הן קבוצת איכות, שותפות שלנו בהובלה של פרויקטים שונים. 

בחלק מהמרפאות מינינו מזכירה רפואית להיות מתאמת שירות. התפקיד שלה הוא להסתובב במתחמי ההמתנה ולהיות פרואקטיבית – לזהות מישהו שיושב יותר מידי זמן, לפנות אליו, להציע עזרה. אם יש מטופלים שצריך עזרה, להפעיל את הגומרים המתאימים כדי לעזור להם.

כמובן שכל מזכירה יכולה להתקדם באופן אישי המתאים לה – לצאת ללימודים, להתמחות בתחומים שונים. גם מעבר לתחומי בית החולים, מזכירה יכולה לעבור לתפקידי מנהל וניהול בבתי החולים האחרים של הכללית, או במרפאות הקהילה. וגם מי שלא מתקדמת יכולה ליצוק המון תוכן ומשמעות לתפקיד של מזכירה רפואית. 

אני רוצה שלמזכירות יהיה טוב, כי אם טוב להם, אז טוב למטופלים וטוב לרופאים וטוב לארגון. זה מעגל של WIN-WIN.

למשרות הפנויות בתחום המנהל לחצו כאן.

היא הגיעה!

אפליקציית כללית החדשה

כל השירותים הדיגיטליים של כללית במקום אחד. הורידו כבר עכשיו את האפליקציה החדשה שלנו

ניוזלטר כללית

אני מסכים לקבל הודעות במייל